Inventario base y control de instrumentos

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Para que los técnicos HVACR se desempeñen de forma eficaz y exitosa requieren herramientas que faciliten y optimicen su labor. Éstas deben encontrarse en perfectas condiciones y estar disponibles para cuando surja un mantenimiento, ya que para brindar un mejor servicio es fundamental el orden

Yair Caselin

La creciente demanda de sistemas de aire acondicionado incrementa el número de empresas dedicadas a ofrecer servicios técnicos en este sector. En muchos casos, los dueños de las mismas son especialistas independientes, quienes se han capacitado para realizar dicha labor de manera profesional. Aunque la capacitación constante es trascendental en esta industria, no debemos olvidar la importancia que tiene una buena administración empresarial, como lo es el uso eficiente de los recursos materiales y humanos, implementación de procesos adecuados, diseño de controles internos, o todo aquello que impulse el crecimiento de la empresa.

Otro de los factores a considerar es la economía del país en el que se encuentre la compañía. En México, hay más de 4.1 millones de microempresas que aportan 41.8 por ciento del empleo total. Las pequeñas suman 174 mil 800 y representan 15.3 por ciento de la empleabilidad; por su parte, las medianas llegan a 34 mil 960 y generan 15.9 por ciento del empleo, de acuerdo con datos de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef).

Estos datos enfatizan la importancia que tienen las PyMEs en el país, y es que la mayoría de las empresas dedicadas a dar servicio a sistemas HVACR se clasifica dentro de este sector económico.

La Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas 2016 (Enaproce) revela que el 43.6 por ciento de las organizaciones de tamaño medio, además de aplicar las medidas de solución ante problemas que se presentan en la etapa de producción, también instrumentan procesos de mejora continua para evitar futuras eventualidades. Estas acciones ocupan el 9.8 y el 30.8 por ciento de las actividades en las micro y pequeñas empresas, respectivamente.

El presente artículo surge de la necesidad de mantener un control eficiente de los instrumentos de trabajo de una microempresa dedicada al servicio e instalación de sistemas de aire acondicionado.

El propósito es ofrecer a las compañías que inician o las que ya están en operación una propuesta de las herramientas de trabajo de uso frecuente en el sector HVACR, así como un control para un apropiado resguardo de las mismas. Es decir, mencionar cuáles son las herramientas necesarias para que un técnico de sistemas de aire acondicionado desempeñe eficazmente su trabajo y, a su vez, lleve un control del uso que se les da, a fin de evitar extravíos o deterioros innecesarios.

Por lo anterior, se establece que, para optimizar la labor de este tipo de empresas, es necesario:

  • Crear un inventario base de instrumentos de trabajo para desarrollar las actividades enfocadas a los sistemas HVACR
  • Proponer un proceso para la dotación, reposición y resguardo de las herramientas

Esto ayuda a mejorar el procedimiento de producción, pues al tener la instrumentación indispensable y en condiciones adecuadas, se reducen tiempos de ejecución de los trabajos, así como de costos. La elaboración del proceso de control de los instrumentos se basó en los lineamientos de la norma mexicana NMX-CC-9004-IMNC-2009 sobre gestión para el éxito sostenido de una organización-enfoque de gestión de la calidad.

Asimismo, se tomó como objeto de estudio una microempresa dedicada al servicio e instalación de sistemas de aire acondicionado en Los Cabos, Baja California Sur, con más de 30 años de experiencia. En sus inicios la empresa se desarrollaba principalmente en refrigeración. Actualmente, se enfoca en sistemas de aire acondicionado, incorporando algunos otros servicios ligados a la actividad como lo son trabajos de extracción, ventilación y servicio de aire acondicionado automotriz.

El crecimiento de esta compañía ha generado que existan cambios constantes en su organización y con ello la implementación de controles en sus diferentes áreas, todo ello para optimizar la calidad de sus servicios, reducir costos y tiempos. Sin embargo, aún existen áreas que requieren la implementación de mejoras o controles para un desempeño superior.

Además de indispensables, algunos instrumentos y aparatos implican una inversión importante, por lo que técnicos y empresas deben manejarlas con sumo cuidado y profesionalismo

El problema
La principal deficiencia que se detectó es cuando los técnicos acuden a realizar algún servicio, éste se extiende más tiempo de lo previsto o, en otros casos, se pospone, debido a la falta de herramientas. Esto provoca que la persona deba trasladarse de regreso a sus oficinas o realizar llamadas para solicitar apoyo de los demás elementos. El resultado de este contratiempo es un derroche de tiempo, recursos humanos, económicos y prestigio para la empresa.

Esta situación provoca una inversión no contemplada para desarrollar las actividades, lo que repercute en la disminución de las utilidades que se pretenden obtener.

La propuesta
A medida que las organizaciones van creciendo necesitan de un mayor control en la realización de sus operaciones. Dentro de los conceptos de administración se encuentra la etapa de administración de materiales:

  • Materias primas
  • Producción en proceso
  • Producto terminado
  • Herramientas
  • Equipos

Lo primero que se debe hacer es clasificar los instrumentos necesarios para la realización de actividades como servicio de mantenimiento, instalación y reparación de sistemas de aire acondicionado.

De acuerdo con el manual de las Buenas Prácticas en Sistemas de Refrigeración y Aire Acondicionado, desarrollado y emitido por el ingeniero Industrial Electricista Gildardo Yañez y la Secretaria de Medio Ambiente y Recursos Naturales (Semarnat), respectivamente, se recomienda considerar las herramientas de la Tabla 1.

Alguno de los instrumentos descritos como la bomba de vacío, báscula digital, vacuómetro, recuperadora, equipo de autógena, tanque de nitrógeno, taladro rotomartillo, hidrolavadora de presión, escaleras y dobladores de tubos de cobre, entre otros, son de inversión realmente considerable, por lo que se propone el siguiente diagrama de control para un manejo adecuado:

Para complementar el proceso anterior debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Asignar a una persona encargada para el resguardo de los instrumentos de trabajo
  • Establecer un área adecuada para el almacenamiento
  • Diseñar un formato de salida y entrada de los instrumentos de trabajo, para así llevar un control del uso de éstos
  • Contar con instrumentos extra, con el objetivo de reemplazar de manera inmediata aquellos que llegaran a tener un desperfecto
  • Realizar un control de mantenimiento para los instrumentos que lo requieran
  • En caso de que alguna de las herramientas no esté en condiciones óptimas, el encargado deberá solicitar su reemplazo
  • En caso de pérdida o daño ocasionado por el técnico responsable, éste deberá cubrir el importe de adquisición para la sustitución de dicho instrumento

En ocasiones, los propietarios de empresas dedicadas al servicio de sistemas HVACR se enfocan más en realizar un trabajo de calidad, descuidando aspectos administrativos de sus empresas. Esto desemboca en la desestabilización financiera y operativa de la empresa. A lo largo del tiempo, muchos expertos en áreas administrativas han plasmado la importancia de tener sistemas de control interno, no importando el giro o el tamaño de la compañía, pues de ello depende, en muchas de las ocasiones, el fracaso o éxito de la misma.

Esta propuesta ayudará a mantener un control eficiente sobre los instrumentos de trabajo de una empresa dedicada a dar servicio a equipos de climatización. Además, permitirá que las personas que se están incorporando como técnicos en este sector, se auxilien en la información aquí presentada. Otro beneficio de contar con los datos recabados es para que dichos profesionales y empresas continúen realizando sus actividades.

De esta manera, las labores se llevan a cabo sin demoras ni costos de inversión innecesarios que afecten la obtención de utilidades, las cuales se pueden destinar para crecimiento económico. Hay que destacar que de entre todas las ventajas antes mencionadas, también se encuentra la satisfacción del cliente. Esto se debe a que el buen manejo y control de las herramientas permite cumplir en tiempo y forma con el servicio solicitado, lo cual se queda registrado como algo positivo en el cliente, quien, ante los buenos resultados, no dudaría en solicitar nuevamente los servicios de la empresa, además de que la recomendaría entre sus conocidos.

Como todo sistema de control interno, esta propuesta debe tener un seguimiento y actualización, conforme la empresa vaya creciendo. Por lo tanto, se recomienda que al ser implementada la nueva estrategia de control, ésta debe mantenerse vigilada por los mandos superiores y evaluada por las personas encargadas de la toma de decisiones, para que prosiga y se adecuen cambios o mejoras.

Yair  Caselin. Licenciado en Contaduría y Maestrante en Administración de Negocios por la Universidad Autónoma de Baja California Sur. Socio fundador de Alcas Contadores y administrador de la empresa Caselin Aire Acondicionado y Refrigeración.




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